Cập nhật: 10/11/2026 | Dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng đa kênh tại Việt Nam.
Bạn mở báo cáo bán hàng, thấy doanh thu tháng này 24 triệu đồng. Nhưng cộng tiền sàn chuyển về, tiền khách trả trực tiếp rồi trừ những khoản đã thanh toán, cuối cùng chỉ còn 19,82 triệu đồng.
Hơn 4 triệu đồng đã đi đâu?
Có thể đó là phí sàn, phí vận chuyển, quảng cáo, thuế được khấu trừ hoặc các khoản điều chỉnh. Vấn đề là những con số này không có cùng ý nghĩa.
Nếu lấy số tiền thực nhận làm doanh thu tính thuế, bạn có thể kê khai thiếu. Nếu coi mọi đơn được tạo là doanh thu hoàn thành, bạn lại có nguy cơ tính cả những đơn đã hủy.
Bài viết này giúp bạn xác định doanh thu tính thuế bán hàng online qua Shopee, TikTok Shop và Facebook, hiểu các khoản khấu trừ và tự lập một bảng đối soát không quá phức tạp. Nếu cần đọc ngưỡng doanh thu và nghĩa vụ thuế theo năm, xem thêm bài Thuế hộ kinh doanh 2026: Ngưỡng 1 tỷ đồng và cách tính của TÀI CHÍNH ZIN.
Câu trả lời nhanh
- Doanh thu tính thuế không tự động bằng tiền sàn chuyển về. Phí sàn, quảng cáo và vận chuyển thường là những khoản cần theo dõi riêng.
- Đơn hủy, hàng trả lại và giảm giá hợp lệ phải được xử lý khi xác định doanh thu; không cộng tất cả đơn đã tạo rồi mặc nhiên coi là bán thành công.
- Sàn khấu trừ, nộp thuế thay là một nghiệp vụ khác với việc thu phí dịch vụ. Số thuế đã nộp thay cần có chứng từ đối chiếu.
- Facebook không mặc nhiên hoạt động như Shopee hoặc TikTok Shop. Phải xác định ai nhận tiền, nền tảng có chức năng thanh toán thuộc diện khấu trừ thuế hay không.
- Đối soát đúng là nối được đơn hàng, doanh thu, phí, thuế, dòng tiền và các khoản chưa được thanh toán.
Mục lục: Doanh thu · Phí sàn · Hoàn/hủy · Thuế khấu trừ · Ví dụ đối soát · Việc cần làm.
1. Doanh thu tính thuế bán hàng online: Đừng lấy sao kê ngân hàng làm điểm xuất phát duy nhất
Khi bán hàng online, chúng ta thường nhìn thấy ba con số.
Doanh số trên báo cáo bán hàng cho biết giá trị đơn hàng theo cách nền tảng ghi nhận. Chỉ tiêu này có thể bao gồm những giao dịch chưa hoàn tất, tùy báo cáo và bộ lọc.
Doanh thu bán hàng thực tế phản ánh tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản người bán được hưởng, sau khi xử lý đúng những khoản giảm trừ doanh thu được pháp luật công nhận.
Tiền thực nhận là dòng tiền đã được thanh toán hoặc chuyển về sau những khoản khấu trừ, và còn phụ thuộc thời điểm quyết toán.
Ba con số có thể khác nhau mà không có gì bất thường.
Doanh thu không giảm chỉ vì sàn giữ lại phí
Theo Điều 5 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, doanh thu từ hoạt động kinh doanh bao gồm tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản thu thuộc phạm vi quy định, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Doanh thu không bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Trong hướng dẫn về thương mại điện tử tháng 7/2026, Cục Thuế nêu ví dụ: hàng bán trị giá 1 triệu đồng, bị trừ 100.000 đồng phí sàn và 50.000 đồng vận chuyển. Doanh thu bán hàng trong tình huống đó vẫn là 1 triệu đồng, không phải 850.000 đồng.
Đây là nguyên tắc quan trọng: chi phí để bán được hàng không đồng nghĩa với khoản giảm giá trị hàng đã bán.
Tuy nhiên, cũng không nên hiểu mọi dòng tiền xuất hiện trên báo cáo sàn đều là doanh thu của người bán. Tiền thu hộ, khoản vận chuyển thuộc doanh thu đơn vị giao nhận, trợ giá và voucher phải được phân loại theo hợp đồng và bản chất giao dịch.
Voucher của ai trả có quan trọng không?
Có.
Giả sử sản phẩm niêm yết 500.000 đồng và khách chỉ trả 450.000 đồng.
Nếu người bán tự giảm giá 50.000 đồng theo chương trình hợp lệ, giá trị bán hàng cần được xem xét theo khoản giảm giá đó.
Nếu nền tảng tài trợ một phần ưu đãi và người bán vẫn được hưởng khoản tương ứng, phải kiểm tra báo cáo giao dịch và bản chất khoản tài trợ. Không mặc nhiên coi toàn bộ voucher là khoản làm giảm doanh thu của người bán.
Vì vậy, với voucher, hãy lưu cả ba thông tin: giá trước ưu đãi, phần người bán chịu và phần nền tảng tài trợ.
2. Phí sàn, quảng cáo và vận chuyển: Khoản nào làm giảm tiền nhận, khoản nào có thể được trừ thuế?
Đây là nơi dễ xảy ra nhầm lẫn nhất.
Một chủ shop có thể gọi chung tất cả khoản bị trừ là “phí sàn”, nhưng báo cáo của nền tảng thường có nhiều dòng khác nhau.
| Khoản mục | Ý nghĩa |
|---|---|
| Phí hoa hồng/cố định | Chi phí sử dụng nền tảng, tùy ngành hàng và chính sách |
| Phí xử lý giao dịch | Khoản phí liên quan xử lý đơn hoặc thanh toán |
| Phí dịch vụ, chương trình | Chi phí tham gia tính năng hoặc gói hỗ trợ |
| Phí vận chuyển người bán chịu | Chi phí giao hàng hoặc phần cước người bán gánh |
| Phí quảng cáo | Chi phí tiếp thị, có thể thanh toán hoặc đối trừ riêng |
| Thuế sàn khấu trừ | Khoản thuế khấu trừ, nộp thay theo quy định; không phải phí sàn |
Shopee quy định các nhóm phí giao dịch và phí cố định theo điều khoản dịch vụ, với cơ sở tính có xét đến khuyến mại và các khoản liên quan.
TikTok Shop cũng tách phí hoa hồng nền tảng, phí giao dịch, phí xử lý đơn và các khoản điều chỉnh. Nhà bán hàng có thể xem trong mục Finance/Transactions của Seller Center.
Không có một mức phí chung đúng cho mọi gian hàng vào mọi thời điểm. Chính sách, ngành hàng, loại nhà bán, chương trình tham gia và thời điểm đơn phát sinh có thể làm kết quả khác nhau.
Phí sàn và phí quảng cáo có được trừ khi tính thuế?
Câu trả lời phụ thuộc phương pháp tính thuế TNCN.
Đối với hộ áp dụng phương pháp tính theo tỷ lệ trên doanh thu, không thể tự trừ phí sàn hoặc quảng cáo rồi mới nhân tỷ lệ thuế.
Đối với phương pháp TNCN trên thu nhập tính thuế, Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định điều kiện chi phí được trừ. Cục Thuế đã xác nhận phí sàn và quảng cáo có thể được tính là chi phí hợp lý khi:
- Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi quy định.
Việc sàn tự khấu trừ tiền không có nghĩa mọi khoản phí đều tự động trở thành chi phí hợp lệ về thuế.
Hãy lưu hóa đơn dịch vụ, báo cáo phí, chứng từ thanh toán và thỏa thuận liên quan.
Phí vận chuyển: Ai thực sự hưởng khoản tiền?
Cần phân biệt người bán trả phí vận chuyển với người bán thu hộ phí vận chuyển.
Nếu người bán chịu cước giao hàng, đó là khoản chi phí cần theo dõi riêng.
Nếu một khoản tiền chỉ được thu hộ cho đơn vị vận chuyển, cần có căn cứ thể hiện bản chất thu hộ. Không phải cứ nhìn thấy dòng “shipping fee” là cộng vào doanh thu bán hàng của hộ, cũng không được tự loại ra khi thực tế người bán là bên được hưởng khoản thu.
Tương tự, phí vận chuyển khách trả và phần người bán chịu có thể xuất hiện ở hai dòng khác nhau trên báo cáo TikTok Shop.
Câu hỏi đúng không phải là “phí giao hàng bao nhiêu”, mà là “ai có nghĩa vụ trả phí, ai được hưởng tiền và chứng từ nào xác nhận điều đó”.
3. Đơn hủy, hoàn hàng và thanh toán chậm: Vì sao báo cáo tháng không khớp tiền về?
Ngày 29, khách đặt một đơn hàng. Ngày 30, đơn được giao cho hãng vận chuyển. Sang tháng sau, khách nhận rồi yêu cầu hoàn trả.
Vậy đơn đó thuộc doanh thu tháng nào? Phí đã bị trừ được hoàn lại không? Thuế sàn đã khấu trừ được điều chỉnh thế nào?
Không nên giải quyết bằng cách xóa đơn khỏi Excel.
Đơn tạo, đơn thành công và đơn hoàn là ba trạng thái
Một bảng theo dõi cần ít nhất các mốc:
- Ngày đặt hàng.
- Ngày giao hoặc hoàn thành giao dịch.
- Ngày phát sinh hủy/hoàn trả, nếu có.
- Ngày sàn quyết toán.
- Ngày tiền thực sự được chuyển hoặc ghi nhận vào tài khoản.
Theo hướng dẫn của cơ quan thuế về bán hàng đa kênh, với giao dịch chưa được xác nhận hoàn thành như đơn hủy hoặc hoàn trả thuộc trường hợp được hướng dẫn, nghĩa vụ lập hóa đơn được xác định theo tình trạng giao dịch. Nếu đã lập hóa đơn rồi mới phát sinh trả hàng, phải xử lý hóa đơn theo quy định tương ứng.
Về quản trị dữ liệu, nên dùng dòng điều chỉnh âm hoặc một bản ghi hoàn trả liên kết với mã đơn gốc, thay vì xóa toàn bộ lịch sử.
“Đã quyết toán” chưa chắc “đã về ngân hàng”
TikTok Shop có các trạng thái giao dịch chờ quyết toán và đã quyết toán, cùng thời hạn thanh toán khác nhau theo loại cửa hàng và đánh giá hoạt động.
Theo tài liệu TikTok Shop cập nhật tháng 7/2026, các kỳ quyết toán có thể là 1, 3, 8 hoặc 15 ngày tùy điều kiện. Đây là thời hạn nền tảng áp dụng, không phải thời hạn luật thuế chung.
Chính vì vậy, việc đối chiếu cần theo cả mã giao dịch và kỳ quyết toán, không chỉ dựa vào ngày sao kê.
Một khoản chênh lệch có thể là tiền chưa đến kỳ thanh toán, hoàn tiền đang xử lý hoặc khoản điều chỉnh kỳ trước — chưa chắc là tiền thất thoát.
4. Sàn khấu trừ, nộp thuế thay: Người bán còn phải làm gì?
Việc bán qua nền tảng có chức năng đặt hàng và thanh toán có thể thuộc cơ chế nền tảng khấu trừ, khai thay, nộp thay thuế theo quy định quản lý thuế thương mại điện tử.
Căn cứ liên quan gồm Nghị định 117/2025/NĐ-CP, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và các quy định thuế đối với hộ kinh doanh năm 2026.
Nhưng không nên suy luận rằng cứ bán hàng qua internet thì nền tảng đã làm toàn bộ nghĩa vụ thuế.
Shopee, TikTok Shop và Facebook khác nhau ở đâu?
| Kênh bán | Điều cần xác định |
|---|---|
| Shopee | Giao dịch thuộc phạm vi nền tảng khấu trừ thuế; số thuế và chứng từ từng kỳ |
| TikTok Shop | Tương tự, đồng thời đối chiếu trạng thái quyết toán và khoản hoàn trả |
| Đơn qua tin nhắn, livestream, website liên kết hay chức năng thanh toán nào? Ai nhận tiền và thực hiện nghĩa vụ thuế? |
Ví dụ, người bán nhận đơn qua Facebook Messenger rồi khách chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản cá nhân. Không thể mặc nhiên kết luận Facebook đã khấu trừ thuế thay cho giao dịch đó.
Với giao dịch không thuộc cơ chế nền tảng khấu trừ, hộ phải tự xác định và thực hiện nghĩa vụ tương ứng.
Sàn đã khấu trừ thì có bị nộp thuế hai lần?
Về nguyên tắc, cần đối chiếu số đã khấu trừ, nộp thay, không bỏ qua khoản này cũng không tự nộp lại toàn bộ khi xác định nghĩa vụ cuối cùng.
Cục Thuế đã hướng dẫn: số thuế TNCN do chủ quản nền tảng khấu trừ, nộp thay được trừ khi xác định số TNCN phải nộp theo quy định.
Nếu hộ tính TNCN trên thu nhập tính thuế, việc tổng hợp doanh thu và chi phí cả năm vẫn cần thực hiện theo phương pháp áp dụng. Khi đó, bảng xác nhận thuế nền tảng đã khấu trừ trở thành một tài liệu đối chiếu quan trọng.
Với hộ có tổng doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thuộc diện không phải nộp GTGT/TNCN từ hoạt động kinh doanh theo ngưỡng 2026, cần kiểm tra cách xử lý khoản thuế đã khấu trừ, nộp thừa theo quy định; không coi việc sàn đã trừ tiền là kết luận nghĩa vụ cuối cùng.
Một nghĩa vụ khác cần nhớ: Nền tảng đã khấu trừ thuế không thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử khi người bán thuộc diện phải sử dụng hóa đơn. Quy định này cần được xử lý riêng.
5. Ví dụ xuyên suốt: Một shop bán ba kênh, doanh thu 24 triệu nhưng còn 19,82 triệu
Giả sử chị Mai bán phụ kiện gia đình qua Shopee, TikTok Shop và Facebook.
Đây là số liệu giả định trong một tháng, dùng để minh họa đối soát dòng tiền. Không phải biểu phí thực tế của nền tảng hay phép tính xác định thuế GTGT/TNCN phải nộp. Các khoản đều thuộc cùng một chủ thể kinh doanh.
Chị Mai xuất dữ liệu, phân loại đơn hủy/hoàn và lập bảng:
| Khoản mục | Shopee | TikTok | Tổng | |
|---|---|---|---|---|
| Giá trị đơn tạo | 12 | 9 | 6 | 27 |
| Hủy/hoàn, giảm trừ hợp lệ | −1,5 | −1 | −0,5 | −3 |
| Doanh thu bán hàng còn lại | 10,5 | 8 | 5,5 | 24 |
| Phí nền tảng | −1,2 | −0,9 | 0 | −2,1 |
| Vận chuyển người bán chịu | −0,3 | −0,2 | −0,3 | −0,8 |
| Thuế nền tảng khấu trừ giả định | −0,10 | −0,08 | 0 | −0,18 |
| Dòng tiền sau các khoản trên | 8,90 | 6,82 | 5,20 | 20,92 |
| Quảng cáo thanh toán riêng | −0,5 | −0,4 | −0,2 | −1,1 |
| Còn lại sau quảng cáo | 8,40 | 6,42 | 5,00 | 19,82 |
Đơn vị: triệu đồng. Giả định tất cả giao dịch thuộc cùng kỳ, không có trợ giá hoặc thu hộ khác; chi phí vận chuyển Facebook và quảng cáo được thanh toán riêng. Số thuế khấu trừ chỉ minh họa đối soát, không thể dùng suy ra thuế suất thực tế.
Đọc bảng theo ba bước
Bước 1 — Từ đơn hàng đến doanh thu
Giá trị đơn tạo là 27 triệu đồng. Sau khi xác định các khoản hủy, hoàn và giảm trừ hợp lệ là 3 triệu đồng, doanh thu bán hàng còn lại là 24 triệu đồng.
Trong giả định này, 24 triệu là doanh thu bán hàng được xem xét để xác định nghĩa vụ thuế. Chưa xét những khoản thu khác có thể phát sinh theo hợp đồng hoặc chính sách nền tảng.
Bước 2 — Từ doanh thu đến dòng tiền
Phí nền tảng là 2,1 triệu đồng, phần vận chuyển người bán chịu 800.000 đồng và thuế được nền tảng khấu trừ giả định là 180.000 đồng.
24 − 2,1 − 0,8 − 0,18 = 20,92 triệu đồng.
Đó là số còn lại sau các khoản này, không nhất thiết trùng với tổng tiền ngân hàng nhận trong tháng vì lịch quyết toán có thể khác.
Bước 3 — Từ dòng tiền đến số còn lại sau quảng cáo
Chị Mai đã trả thêm 1,1 triệu đồng quảng cáo từ tài khoản riêng.
20,92 − 1,1 = 19,82 triệu đồng.
Điều quan trọng: 19,82 triệu không phải doanh thu tính thuế và cũng chưa phải lợi nhuận. Chị Mai còn phải xét giá vốn, tiền thuê, nhân công, hàng hư hỏng và những chi phí kinh doanh khác.
Một đơn riêng lẻ cho thấy vì sao cần bốn con số
Một đơn bán hàng trị giá 1 triệu đồng có thể bị khấu trừ 100.000 đồng phí sàn, 50.000 đồng vận chuyển, 20.000 đồng quảng cáo và giả định 10.000 đồng thuế đã khấu trừ.
Số còn lại sau toàn bộ các khoản đó là 820.000 đồng. Chỉ khi các khoản được đối trừ trong cùng kỳ thì 820.000 đồng mới có thể tương ứng dòng tiền ròng của giao dịch; nếu quảng cáo thanh toán ngoài sàn, tiền sàn chuyển về sẽ khác.
Khoản thuế 10.000 đồng chỉ là số liệu giả định để giải thích phép trừ, không đại diện cho thuế suất áp dụng cho đơn hàng 1 triệu đồng.
Bởi vậy, người bán nên lưu hai bảng: một bảng doanh thu và điều chỉnh, một bảng các khoản khấu trừ và thanh toán. Ghép chúng bằng mã đơn hoặc mã giao dịch.
6. Quy trình đối soát 20 phút mỗi tuần
Bạn không cần mua phần mềm ngay khi mới bán thêm một kênh. Nhưng nên thống nhất một quy trình để không biến cuối tháng thành công việc đoán lại từng khoản tiền.
Sáu cột tối thiểu
| Cột dữ liệu | Câu hỏi cần trả lời |
|---|---|
| Mã đơn và kênh | Giao dịch phát sinh ở đâu? |
| Ngày, trạng thái | Đã hoàn thành hay hủy/hoàn? |
| Giá trị bán hàng | Doanh thu được hưởng bao nhiêu? |
| Phí và điều chỉnh | Khoản nào bị trừ, vì sao? |
| Thuế đã khấu trừ | Ai nộp thay, chứng từ nào? |
| Kỳ quyết toán, tiền nhận | Đã thanh toán chưa, khớp ngân hàng không? |
Sau đó, mỗi tuần thực hiện bốn việc:
- Xuất báo cáo đơn hàng và quyết toán từ từng nền tảng, lấy đủ cả phần đang chờ thanh toán.
- Đối chiếu với dòng tiền từ ngân hàng, COD, ví điện tử và tiền mặt; tách khoản quảng cáo trả riêng.
- Rà soát đơn hủy, trả hàng và điều chỉnh, liên kết với đơn gốc và hồ sơ hóa đơn nếu có.
- Tổng hợp doanh thu theo cùng chủ thể kinh doanh, phân loại nhóm hoạt động và đối chiếu thuế đã khấu trừ.
Nếu gặp một khoản lệch chưa giải thích được, đánh dấu chưa đối soát và giữ chứng từ. Đừng tự đưa vào phí hoặc tự xóa khỏi doanh thu để làm cho hai cột bằng nhau.
Khi nào phần mềm đáng tiền?
Khi bạn có nhiều gian hàng, nhiều nhân viên, hàng trăm giao dịch mỗi kỳ hoặc liên tục xử lý hoàn trả, phần mềm có thể giúp gom đơn, theo dõi phí và xuất báo cáo tập trung.
Hai công cụ có thể tham khảo khi thực sự cần: MISA Kế toán hộ kinh doanh để nghiên cứu nhu cầu sổ sách, theo dõi doanh thu và MISA meInvoice hộ kinh doanh nếu cần phát hành hóa đơn điện tử. Đây là liên kết giới thiệu có mã của TÀI CHÍNH ZIN; website có thể nhận quyền lợi nếu giao dịch đủ điều kiện. Không cần mua cả hai và không có sản phẩm nào thay thế việc tự kiểm tra nghĩa vụ thuế. Bảng tính thủ công vẫn phù hợp với hộ có ít giao dịch.
Nhưng hãy thử bằng chính dữ liệu của mình. Yêu cầu nhà cung cấp chứng minh phần mềm xử lý được một đơn hoàn hàng, một khoản phí điều chỉnh từ sàn, một khoản thuế nộp thay và một giao dịch thanh toán chậm.
Nếu phần mềm chỉ tạo một biểu đồ doanh số đẹp mà không giải thích được số tiền thiếu, nó chưa giải quyết đúng vấn đề.
Bán hàng online không khó chỉ vì có quá nhiều loại phí. Điều khó hơn là mỗi nơi sử dụng một tên gọi và một lịch thanh toán khác nhau.
Khi tách được doanh thu, chi phí, thuế đã nộp thay và dòng tiền, chủ shop sẽ biết tiền của mình đi đâu, số nào cần kê khai, khoản nào cần kiểm tra và khi nào nên đầu tư thêm công cụ.
Hiểu đúng tiền. Chọn đúng cách.
Lưu ý: Bài viết áp dụng cho bối cảnh Việt Nam, cập nhật đến ngày 07/11/2026. Các số liệu minh họa không phải biểu phí, thuế suất hay nghĩa vụ thuế của một hộ cụ thể. Việc xác định doanh thu, chi phí và thuế thực tế phải dựa vào hợp đồng, chứng từ, phương pháp thuế và quy định áp dụng.
Nguồn kiểm chứng chính
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP — Chính phủ — doanh thu và điều kiện chi phí.
- Nghị định 141/2026/NĐ-CP — Cổng Chính phủ — điều chỉnh ngưỡng năm 2026.
- Nghị định 117/2025/NĐ-CP và Nghị định 252/2026/NĐ-CP — cơ chế quản lý thuế đối với hoạt động trên nền tảng.
- Cục Thuế giải đáp về bán hàng đa kênh và doanh thu thực nhận.
- Cục Thuế hướng dẫn phí sàn và quảng cáo được trừ.
- Shopee — Điều khoản dịch vụ.
- TikTok Shop — Các loại phí người bán và quy trình quyết toán.